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Formación Villa de Agüimes
10 Febrero 2020

DIGITALIUM LLEGA A LAS AULAS


El gestor documental Digitalium, creado por el Grupo CRI, protagonista de una clase en el ciclo formativo superior de Administración y Gestión, especialidad de ayudante de dirección del CIF Villa de Agüimes.

María acude a su primer día de trabajo como ayudante de dirección en una pyme en Telde. Su jefe le indica que necesita que le busque una factura de 2018 de un proveedor de perfumes exclusivos, que no tiene muy claro dónde se encuentra entre unos 10 archivadores que hay apilados en una estantería en un almacén. María recordará esa primera semana como la más aburrida de su vida. “Me pasé horas en ese cuarto buscando entre papeles y más papeles una factura”.

Esta situación descabellada es mucho más habitual de lo que parece y así lo quiso transmitir Alexis Ortega, técnico comercial del Grupo CRI, en la charla que dio a los alumnos de Asistencia a la Dirección de Ciclo Formativo Superior de Administración y Gestión del CIFP Villa de Agüimes, donde explicó la importancia de un buen gestor documental.

Así, 15 alumnos, de edades entre los 20 y 28 años, descubrieron de primera mano los beneficios de Digitalium, un programa de gestión documental diseñado en Canarias para ayudar a las empresas a organizarse de una manera sencilla, segura, accesible y ajustada a sus necesidades.

Guacila, a sus 20 años, es la benjamina del grupo y tiene claro que la organización es una de las virtudes de una buena asistente de dirección. Apasionada de las finanzas, terminará su formación en unos meses tras un período de prácticas y recalcó una de las ventajas que tiene un gestor como Digitalium. “El tiempo. Imagina la cantidad de tiempo que puedes perder para buscar, clasificar o guardar cualquier documento a mano”.

Archivos y documentos son elementos imprescindibles para cualquier empresa, Pero a lo largo de su vida genera una cantidad ingente de impresos. Para su correcto almacenamiento entra en juego Digitalium que convierte una oficina clásica, basada en el manejo de papel, en una oficina sin papel con toda la documentación digitalizada y clasificada.

Durante la charla, Alexis abordó las ventajas de este tipo de software frente al papel de toda la vida.

-Rapidez y sencillez. Gracias a ellos los archivos se almacenan de manera que consultarlos sea sencillo. La información fluye de manera rápida entre los diferentes departamentos de la empresa. Pero lo más importante es que los documentos se encuentran con facilidad.

-Ahorro. Apostar por la gestión informática de documentos permite conseguir un ahorro en material y espacio, es decir un ahorro económico. “He visitado a clientes que antes de tener Digitalium tenían alquilados trasteros para poder tener todos los archivadores con sus documentos. Ese gasto mensual ya no lo tienen”, indicó Alexis. 

-Seguro y fiable. No tener documentos duplicados, garantizar la seguridad de los realmente importantes es algo fundamental para Digitalium.

Es bastante frecuente que cuando las empresas trabajan con muchos documentos se guarde la información en cuatro o cinco sitios digitalmente y luego en papel por lo que al final el volumen que se genera es infinito. Con Digitalium todo ese material se centraliza y todos los trabajadores saben siempre dónde está cada documento.

Lara compagina sus estudios con su trabajo en una tienda y quiso saber si una empresa textil como la suya también podría contar con un gestor a la hora de organizar los tickets de compra de sus clientes. “Digitalium no es un gestor documental estático sino que evoluciona siempre según las necesidades del cliente. Igual que no hay dos clientes o dos empresas iguales, no puede haber tampoco dos Digitalium iguales”, concluyó Alexis.