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26 Junio 2019

"CON EL GESTOR DOCUMENTAL DIGITALIUM PASAMOS DE USAR 13000 FOLIOS A 6000"


La gestión documental sigue siendo una de las preocupaciones más importantes en las empresas. La cantidad de papeles administrativos y justificativos que se generan se ha incrementado notablemente y la digitalización de la información es uno de sus caballos de batalla.

En el Grupo CRI nos encontramos en muchas ocasiones que el “documento” en sí es uno de los activos más importantes de una empresa y sobre el que se sostiene una mayor parte del trabajo. Este es el caso de Dressler.

Con una trayectoria de 50 años a sus espaldas, Dressler es la empresa decana en Canarias de la industria de la carpintería metálica, especializada en la elaboración de grandes proyectos en el sector turístico y hotelero, no solo en carpintería y aluminio sino también de PVC y cerramiento de cristal. Con 39 empleados, trabaja en todo el Archipiélago y se encuentra con el problema de generar mucho papel, que además de ocupar mucho espacio supone un considerable gasto.

“Un expediente mínimo de una obra grande puede tener fácilmente entre 2000 y 2500 hojas entre gastos, facturación, tramitación, hojas de corte… Con tanto volumen surge la necesidad de un gestor documental y así conocimos Digitalium”, indica Heriberto Monzón, adjunto al consejero delegado y director financiero de Dressler.

Es bastante frecuente que cuando las empresas trabajan con muchos documentos se guarde la información en cuatro o cinco sitios digitalmente y luego en papel por lo que al final el volumen que se genera es infinito. Con Digitalium todo ese material se centraliza y todos los trabajadores saben siempre dónde está cada documento.

Pero Digitalium no es un gestor documental estático sino que evoluciona según las necesidades del cliente. La aplicación Work Flow de Digitalium surgió dentro del mismo para ganar en tiempo y en productividad. “En Dressler todo pedido y toda factura tiene que ser autorizada por dirección. Ahora con el gestor documental el pedido no se imprime. El proceso es el siguiente: se carga en Digitalium, se solicita la autorización, se autoriza, se manda al proveedor en pdf sin necesidad de imprimir, y cuando llega la factura lo mismo, se le asocia al pedido para que el gerente vea el pedido que autorizó, autoriza la factura, se manda a contabilidad, contabilidad autoriza, va a la gestión de pagos y todo dentro de Digitalium sin imprimir ni una hoja”.

Para Heriberto, Digitalium les ha facilitado enormemente el trabajo. “Antes todo lo que estaba pendiente de firma del gerente tenía que esperar a que él estuviera y tuviera tiempo. Ahora, con cinco minutos al día en los que se meta en el sistema y vea lo que tiene pendiente, solucionado y además muy rápido”.

No existen dos empresas iguales, por lo que la gestión de sus documentos deberá adaptarse a cada compañía. De esta manera el departamento de informática del Grupo CRI, al frente del cual se encuentra el analista y desarrollador de Digitalium Roque Gil, realiza un trabajo exhaustivo y pormenorizado de cada empresa para ajustarse de una manera sencilla, segura y accesible a las necesidades de su día a día.  “Trabajamos en un gestor a la medida del cliente que continuamente va actualizándose. Un gestor documental útil que tiene detrás un servicio de atención que está pendiente de cualquier necesidad de la empresa”.

Para Dressler, tener al Grupo CRI al otro lado de la línea del teléfono es una tranquilidad. “La atención al cliente tras la instalación de Digitalium ha sido siempre impecable. Siempre están predispuestos a vernos, a que les consultemos dudas y eso es, al final, casi más importante que el propio programa informático”, apunta Heriberto.

Otro de los objetivos más significativos de Digitalium es conseguir una oficina sin papel, lo cual se traduce en productividad, eficiencia y ahorro. “En Dressler teníamos un consumo trimestral de 13.000 folios aproximadamente. Actualmente no llegamos ni a los 6.000, menos de la mitad que antes de trabajar con el gestor”, indica Heriberto que recalca estar encantado con Digitalium. “En nuestro sector el tema de la seguridad es muy importante. No se puede entrar en una obra si aportar determinada documentación. Por ejemplo, en una obra que acabamos de abrir en La Palma en la que participan 8 personas había 125 documentos distintos. Si esa documentación no la tienes localizada en un sitio adecuado y correspondientemente actualizada, es un caos. Ahora tenemos cada obra en cada carpeta y es mucho más fácil”.

Digitalium también evita pérdidas de tiempo innecesarias, facilitando un sistema de avisos para definir el periodo que se quiere tener bajo control y programar que ha llegado la fecha de caducidad de un documento determinado, algo que para Heriberto es fundamental en su empresa.  “Mucha de la documentación que nos solicitan para las obras caducan, por lo que yo pongo la fecha de vencimientos en Digitalium y éste me avisa, por lo cual es un tema menos del que preocuparnos. En definitiva, hay veces que el papel es necesario, pero nuestro objetivo es que cada vez lo sea menos”.